Эйбл системээс бичиг хэрхэн архивлах вэ ?
- Бичиг архивлахын тулд Албан бичиг программаас бичгийг архивлана.
Ирсэн бичиг архивлах
- Албан бичгийн ирсэн бичгүүдээс архивлах бичиг дээр хулганы баруун товчны командыг ашиглан Хадгаламжийн нэгжид нэмэх коммандаар бичгийг архивлана.
- Эсвэл дэлгэцийн баруун дээр байрлах бичиг архивлах коммандыг ашиглан бичгийг архивлана.
Явсан бичиг архивлах
- Албан бичгийн явсан бичгүүдээс тухайн архивлах бичиг дээр хулганы баруун товчны командыг ашиглан Хадгаламжийн нэгжид нэмэх коммандаар бичгийг архивлана.
- Эсвэл дэлгэцийн баруун дээр байрлах бичиг архивлах коммандыг ашиглан бичгийг архивлана.
- Өргөдөл гомдолуудаас тухайн архивлах өргөдөл дээр хулганы баруун товчны командыг ашиглан Хадгаламжийн нэгжид нэмэх коммандыг ашиглан өргөдөл гомдлыг архивлана.
- Эсвэл дэлгэцийн баруун дээр байрлах хадгаламжийн нэгж үүсгэх товч дээр дарна.
Хадгаламжийн нэгж хэрхэн үүсгэх вэ ?
- Хадгаламжийн нэгжид нэмэх коммандыг ашигласнаар бичгийг шүүгээний цонхонд бүртгэнэ. Дэлгэцийн зүүн доод буланд гарч ирж буй нэмэх товч дээр даран шинэ боть үүсгэнэ. Мөн автоматаар үүсэх шинэ боть хэсгээс сонгон ашиглана.
- Нэмэх товч дээр дарснаар шинэ үүсгэж буй ботийн нэрийг оруулж өгөх болон төрлийг та бүхэнд өгч буй гарааны утгуудыг ашиглах боломжтой мөн өөрийн ажлын чиг үүргийн дагуу нэрийг нэмж бичиж өгнө.
- Шинэ боть хэсэгт та бичиг оруулахдаа нэмэх, засварлах, устгах зэрэг үйлдлүүдийг ашиглах боломжтой.
- Бичиг нэмэх хэсгээс ирсэн бичгүүдийг, архивт илгээхээр бэлдэж буй хадгаламжийн нэгж рүү нэмэх цонхыг ашиглана.
- Засварлах хэсгээс та тухайн боть-нь нэр болон төрлийг засварлах, мөн өнгө зэргийг өөрчлөж болно.
- Устгах коммандыг та тухайн боть-г устгах үед ашиглана.
- Шинэ боть хэсэгт дарсний дараа Хавсралт бичгүүд хэсгээс та тухайн архивлах бичиг дээр дарснаар тухайн бичгийн мэдээлэл хүргэх тухай хэсгээс тухайн бичгийн агуулга болон хавсралт файлыг зургаар харна.
- Тухайн архивлах бичгийг уншиж шалгаснаар та Архивлах илгээх дээр дарж архивт илгээнэ. Уг үйлдэлийг хийснээр архивт илгээх тэмдэглэл хэсэг гарч ирнэ. Үүнд тухайн бичгийн хувьд тэмдэглэл бичих боломжтой. Тэмдэглэлийг бичиг илгээснээр архив шинэ программын Архивлах хүсэлт модуль руу илгээгдэнэ.
Хөтлөх хэргийн нэрийн жагсаалт хэрхэн үүсгэх вэ ?
Байгууллага үйл ажиллагаандаа хөтлөгдөж байгаа, баримт бичгийг ангилан төрөлжүүлэх, хадгалах хугацааг тодорхойлох, тоо бүртгэл хөтлөх, ашиглах, байгууллагын архивт баримтыг бүрэн бүрдэлтэй хүлээн авах зорилгоор хөтлөх хэргийн нэрийн жагсаалтыг хөтлөнө.
- Архив шинэ программ руу орно.
- Хөтлөх хэргийн нэрийн жагсаалт модуль руу орно.
- Дэлгэцийн баруун дээр байрлах нэмэх тэмдэг дээр дарна.
- Гарч ирэх Хөтлөх хэрэг нэмэх цонхны холбогдох мэдээллүүдийг оруулж Хадгалах товч дээр дарна.
Хөмрөг хэрхэн үүсгэх вэ ?
Байгууллагын зайлшгүй хадгалах шаардлагатай, байнгын хадгалалт хамгаалалтад байлгах архивын сан бүрдүүлэх зорилгоох хөмрөг бүртгэнэ.
- Архив шинэ программ руу орно.
- Хөмрөг модуль руу орно.
- Дэлгэцийн баруун дээр байрлах нэмэх тэмдэг дээр дарна.
Гарч ирэх Хөмрөг нэмэх цонхны холбогдох мэдээллүүдийг оруулж Хадгалах товч дээр дарна.
Данс хэрхэн үүсгэх вэ ?
Данс нь байнга хадгалах хадгаламжийн нэгжийн бүртгэл бүхий архивын лавлах юм. Дансыг хадгаламжийн нэгжийн тоо бүртгэл хөтлөх болон баримтын агуулга, бүрэлдэхүүнийг нээн илрүүлэх зориулалтаар үйлдэнэ.
- Архив шинэ программ руу орно.
- Данс модуль руу орно.
- Дэлгэцийн баруун дээр байрлах нэмэх тэмдэг дээр дарна.
- Гарч ирэх Данс нэмэх цонхны холбогдох мэдээллүүдийг оруулж Хадгалах товч дээр дарна.
