Бусад үйлдлүүд

Бүртгэлийн дугаар алгасалтыг хэрхэн нөхөж оруулах вэ ?

Бичиг хэргийн ажилтнуудын хувьд шинэ бичиг бүртгэхдээ өмнө нь дугаар алгасаан бол яг ямар ямар дугаарыг алгасч бүртгэснийг олж харуулан, түүнээс сонгож дугаараа бүртгэх тусгай функц Ирсэн бичиг, Өргөдөл гомдлын програмд байдаг.

1. Албан бичиг программ руу орно.
2. Жагсаалтын цонхны баруун дээд хэсэгт харагдах Бичиг нэмэх + эсвэл Өргөдөл гомдол нэмэх + товч дээр дарна.
3. Ирсэн бичиг нэмэх эсвэл Өргөдөл гомдол нэмэх цонхны баруун талд улаан таних тэмдэгтэй харагдах товч дээр дарна.
4. Гарч ирэх Алгассан дугаар сонгох цонхонд буй дугааруудаас нөхөх дугаараа сонгож дарна.
   Жич: Алгассан дугаар сонгох цонхонд хоёроос дээш дараалсан дугаарууд 17-21 гэсэн саарал таних тэмдэгтэй харагдах ба түүн дээр дарж тухайн дараалсан дугааруудын завсраас дуртай дугаараа сонгон нөхөж оруулна.

Бичиг харах эрх хэрхэн шилжүүлэх вэ ?

Ажилтан урт хугацаагаар амрах, эсвэл ажлаас чөлөөлөгдөх гэх мэт шалтгаанаар түүний хянаж байсан ажлыг орлон үлдэж буй ажилтанд хамаарах бичгүүдийг нь шилжүүлэн харуулах шаардлага их гардаг. Энэ тохиолдолд тухайн байгууллагын Системийн удирдагч болон хөтлөн удирдагч үүнийг хийх боломжтой. Ингэхдээ:

1. Албан бичиг программ руу орно.
2. Дэлгэцийн зүүн доод буланд харагдах Бусад тохиргоо-ны Бичиг харах эрх удирдах дээр дарна.
3. Бичиг харах эрх удирдах + дээр дарна.
4. Бичиг харуулах эрх шилжүүлэх цонхны бичгийн Төрөл-өө сонгон Хэний бичгүүдийг хэсэгт хуучин бичиг хэргийн ажилтныг, Хэнд харуулах хэсэгт шинэ бичиг хэргийн ажилтныг оруулж, Харуулах бичгүүд хэсгээс огнооны зааглалтаар харуулах эсэхээ сонгоод Харуулах товчийг дарна.
5. Бичиг харах тохиргоог буцаахгүй бол ногоон товчийг асаана.

Баганы тохируулгыг хэрхэн хийх вэ ?

Албан бичиг программын модуль /Ирсэн бичгүүд, Бичиг төлөвлөлт, Өргөдөл, гомдол/ тус бүрт бүртгэгдсэн бичгүүдийн жагсаалтын цонхны багануудыг өөрт хамгийн хэрэгтэй утга бүхий багануудаар тохируулан харж байх боломжтой. Ингэхдээ:

1. Албан бичиг программ руу орно.
2. Сонгосон модульд бүртгэгдсэн бичгүүдийн жагсаалтын цонхны дээд талд байрлах багануудын хамгийн ард байрлах саарал гурван цэгтэй жижигхэн доошоо харсан сум бүхий товч дээр дарж, Баганы тохируулга гэсэн цэс дээр дарна.
3. Гарч ирэх Жагсаалтын цонхны тохиргоо цонхны зүүн талын баганаас хэрэгтэй утгуудаа баруун тал руу зөөж /утгуудын ард байрлах + тэмдэг дээр дарж болно/ оруулан, баруун талын баганаас хэрэггүй утгуудын ард байрлах хогийн сав дээр дарж арилгаад Батлах товч дээр дарна.

Бичгийн хариу өгөх хугацаагаар нь яаж эрэмблэх вэ ?

1. Албан бичиг программ руу орно.
2. Дэлгэцийн зүүн дээд хэсэгт харагдах Ирсэн бичгүүд дээр дарна.
3. Жагсаалтын цонхноос Хариу өгөх багана дээр дарна.

Бичгийг дэлгэцэд харагдахгүй байгаа мэдээллээр нь яаж эрэмблэх вэ ?

1. Албан бичиг программ руу орно.
2. Дэлгэцийн зүүн дээд хэсэгт харагдах Ирсэн бичгүүд дээр дарна.
3. Жагсаалтын цонхны баруун дээд хэсэгт харагдах саарал гурван цэгтэй доошоо сум товчийг дарна.
4. Гарч ирэх цэсээс Эрэмблэх дээр хулганаа аваачихад дахин нэг цонх гарч ирэх ба жагсаалтаас юугаар эрэмблэх эсэхээ сонгоно.

Бичгийг он оноор нь яаж харах вэ ?

1. Албан бичиг программ руу орно.
2. Дэлгэцийн зүүн хэсэгт харагдах Ирсэн бичгүүд эсвэл Явсан бичгүүд дээр дарна.
3. Жагсаалтын цонхны дээр харагдах оноос хэдэн оны бичиг хараг гэж буйгаа сонгоно.

Бичгийн дугаараар нь яаж хайх вэ ?

1. Албан бичиг программ руу орно.
2. Дэлгэцийн зүүн дээд хэсэгт харадах Ирсэн бичгүүд эсвэл Явсан бичгүүд дээр дарна.
3. Жагсаалтын цонхны баруун дээд хэсэгт харагдах гурван цэгтэй саарал доошоо сум товчийг дарна.
4. Гарч ирэх цэсээс Шүүлтийн мөр дээр дарна.
5. Бичиг дээрх дугаар баганы хамгийн эхний мөрөнд шинээр гарч ирсэн нүдэнд хайх бичгийн дугаараа оруулна.

Картын дугаараар нь яаж хайх вэ ?

1. Албан бичиг программ руу орно.
2. Дэлгэцийн зүүн дээд хэсэгт харагдах Ирсэн бичгүүд эсвэл Явсан бичгүүд дээр дарна.
3. Жагсаалтын цонхны баруун дээд хэсэгт харагдах саарал гурван цэгтэй доошоо сум товчийг дарна.
4. Гарч ирэх цэсээс Шүүлтийн мөр дээр дарна.
5. Карт баганы хамгийн эхний мөрөнд шинээр гарч ирсэн Хяналтын картын дугаар нүдэнд хайх бичгийн хяналтын картын дугаарыг бичиж оруулна.

Бичгийг хэн дээр байгаагаар нь яаж хайх вэ ?

1. Албан бичиг программ руу орно.
2. Дэлгэцийн зүүн дээд хэсэгт харагдах Ирсэн бичгүүд эсвэл Явсан бичгүүд дээр дарна.
3. Жагсаалтын цонхны баруун дээд хэсэгт харагдах саарал гурван цэгтэй доошоо сум товчийг дарна.
4. Гарч ирэх цэсээс Шүүлтийн мөр дээр дарна.
5. Хэнд байгаа баганын хамгийн эхний мөрөнд шинээр гарч ирсэн Хамгийн сүүлд хүлээн авсан хэрэглэгч нүдэнд хайж буй бичиг байгаа ажилтны нэрийг бичиж оруулна.

Бичгийг хаанаас ирсэнээр нь яаж хайх вэ ?

1. Албан бичиг программ руу орно.
2. Дэлгэцийн зүүн дээд хэсэгт харагдах Ирсэн бичгүүд эсвэл Явсан бичгүүд дээр дарна.
3. Жагсаалтын цонхны баруун дээд хэсэгт харагдах саарал гурван цэгтэй доошоо сум товчийг дарна.
4. Гарч ирэх цэсээс Шүүлтийн мөр дээр дарна.
5. Хаанаас, хэнээс ирсэн баганын хамгийн эхний мөрөнд шинээр гарч ирсэн Ямар байгууллагаас ирсэн болох нүдэнд хайж буй бичгийг ирүүлсэн байгууллагын нэрийг бичиж оруулна.

Ажилтны нэрээр бичиг хэрхэн шүүж харах вэ ?

Ирсэн бичиг, Өргөдөл гомдол, Явсан бичгийн бүртгэлээс "Хэнд байгаа", "Боловсруулсан", "Хянасан" гэх мэт ажилтнаар нь шүүж харах үйлдлийг хялбар болгож Ажилтны нэр бичих нүдэнд ажилтны нэрийг нь бичихэд тухайн ажилтанд байгаа бичиг шууд гарч ирдэг боллоо.

1. Албан бичиг программ руу орно.
2. Ажилтны нэрээр бичиг шүүж харах шаардлагатай модулуудын /ирсэн бичиг, явсан бичиг, өргөдөл гомдол/ аль нэгийг сонгон дарна.
3. Дэлгэцийн баруун дээд хэсэгт байх саарал гурван цэгтэй доошоо заасан суман дээр дарж Баганын тохируулганы Жагсаалтын цонхны тохиргооноос Хэнд байгаа-г сонгож Батлах дарна.
4. Мөн ... товч дээр дарж Шүүлтийн мөр-ийг идэвхжүүлнэ.
5. Энэ тохиргоонуудыг хийсний дараа дэлгэцийн дээд хэсэгт байх багананд Хэнд байгаа гэсэн цонхон дээр курсороо аваачаад дарахад гарч ирэх ажилтнуудын нэрсээс сонгох эсвэл ажилтны нэрийг шивж оруулахад тухайн ажилтны нэр дээр байгаа бичгүүд шүүгдэж гарч ирнэ.
6. Эсвэл Хэнд байгаа цонхны ард харагдах цэнхэр гурван цэгтэй товч дээр дараад гарч ирэх цонхноос ажилтны нэрийг сонгож болно.

Бичгийн хариутай эсэхийг хэрхэн засах вэ ?

Нэгэнт хариутай гэж бүртгэгдээд хяналтын картын дугаараа аван шилжүүлэг хийгдсэн бичгийг хариугүй болгон засах тусгай функц Ирсэн бичиг, явсан бичиг, өргөдөл гомдол программд байдаг.

1. Албан бичиг программ руу орно.
2. Бичгийн хариутай эсэхийг засах Ирсэн бичиг, явсан бичиг, өргөдөл гомдол модулын аль нэгийг сонгон дарна.
3. Бичгийн жагсаалтаас хариуг засах бичиг дээр курсороо аваачин хулганы баруун товчийг даран Засварлах товчийг сонгоно.
4. Бичгийг засварлах цонхны Хариутй эсэх функцээс Хариугүй-г сонгон Засварлах дарна.

Бичиг хэргийн ажилтан солигдоход хийгдэх үйлдлүүд

Байгууллагын бичиг хэргийн ажилтан солигдож ажлаа хүлээлгэн өгөхдөө Able систем дээр зайлшгүй хийгдэх ёстой тохиргоо хийгдээгүйн улмаас шинэ бичиг хэргийн ажилтанд өмнөх бичгүүд харагдахгүй, удирдах, засварлах үйлдлийг хийх боломжгүй байх хүндрэл гардаг. Тиймээс бичиг хэргийн ажилтан солигдох үед Албан бичиг программд зайлшгүй хийсэн байх тохиргоонуудын зааврыг доорх тайлбараар орууллаа. Үүнд:

1. Ажил хүлээлгэн өгч буй бичиг хэргийн ажилтныг системээс чөлөөлнө. Ажилтан чөлөөлөх зааврыг Ажилтны төлөв солих руу орж танилцана уу.
2. Систем дээ ажил хүлээлцэхийн тулд шинэ ажилтныг системд бүртгэсэн байх шаардлагатай. Ажилтан шинээр бүртгэх зааврыг Ажилтнаа хэрхэн бүртгэх вэ ? руу орж танилцана уу.
3. Шинэ бичиг хэргийн ажилтанд Албан бичиг программыг хөтлөн удирдах хандалтын тохиргоо хийнэ. Системийн хандалт-ын тохиргоо хийх зааврыг Систем хандалтын тохиргоог хэрхэн хийх вэ ? руу орж танилцана уу.
4. Шинэ бичиг хэргийн ажилтанд өмнөх ажилтны бичгүүдийг харуулна. Ингэхийн тулд бичиг харах эрхийг шилжүүлнэ. Бичиг харах эрх удирдах тохиргооны зааврыг Бичиг харах эрх удирдах руу орж танилцана уу.